Na manhã desta quinta-feira, 21, representantes da empresa Greendoc, foram recebidos no salão nobre da Prefeitura Municipal de São Cristóvão, pelo prefeito Alex Rocha, secretários, presidente da Câmara de Vereadores e demais, para apresentar o resultado parcial do processo de digitalização dos documentos iniciado no mês de julho deste ano.
O prefeito Alex Rocha saiu na frente e tornou São Cristóvão uma Prefeitura inovadora. Desde o início deste segundo semestre, a empresa citada acima tem trabalhado na digitalização dos documentos no sentido de torná-los acessíveis através da web, mostrando lisura e transparência na atual administração.
“Nós passamos cerca de oito meses trabalhando sem o acesso aos documentos que foram levados por um gestor anterior, e durante esse período, não tivemos acesso nem aos saldos e foi preciso trabalhar às cegas. Mas a digitalização assegura transparência e acessibilidade aos documentos”, expressou o prefeito visionário.
O arquivista atuante em Gestão de Informação, Oriel Rocha, representante da empresa Greendoc, informou que através do sistema, será possível gerar 150 mil imagens por mês. “Digitalizar não se reduz ao simples fato de scannear, mas de prevenir perdas causadas por eventos como subtrações, enchentes, permitindo o acesso da administração aos documentos, a exemplo do ICMS, talões, sendo que cada setor poderá acessar o programa através de senhas, disponibilizando os documentos”, explicou Oriel.
Segundo ele, é possível estar sempre virtual, sem imprimir cópias, pois o sistema de digitalização reduz, drasticamente, o gasto com cópias, já que o original estará acessível via web. O arquivista informa, que serão realizadas modificações para adaptar o sistema às necessidades da administração municipal de São Cristóvão, a partir da utilização cotidiana.
Presente à palestra, o secretário da Fazenda, Paulo Roberto, analisou positivamente a digitalização. “Hoje, um dos maiores problemas é encontrar extratos, saldos de administrações anteriores. Como avaliar se os processos licitatórios foram realizados a contento? Infelizmente, algumas pessoas se apoderam do bem público e se enriquecem ilicitamente, mas a digitalização dos documentos trazida pelo prefeito Alex Rocha vai tornar transparente todos os processos, pois não se trata de scannear um documento, é certificar”, explanou o secretário complementando com um dado que comprova a economia direta promovida pelo sistema, pois segundo o mesmo, este ano, já foram feitas 70 mil cópias para inspeções da Controladoria Geral da União.
Sem sombra de dúvidas, em Sergipe, a Prefeitura Municipal de São Cristóvão é pioneira no processo de digitalização. De acordo com João Paulo Braga, representante da Greendoc, para encontrar os documentos, o usuário deverá logar nomes, ano ou o número do contrato, fazendo com que o documento seja localizado.
“São Cristóvão está dando um passo à frente, pois daqui a algum tempo será necessário que todos os órgãos digitalizem seus dados”, disse. O processo de digitalização continua sendo implantado no município e uma equipe de servidores já está sendo treinada para lidar com o sistema.
Texto: Yara Santos
Foto: Grazziele Santos
