Servidores do município participaram de treinamento ministrado pelo Arquivista atuante em Gestão de Informação, Oriel Rocha, da Greendoc - Documento Verde, responsável pelo projeto de digitalização dos documentos que está sendo implantado em todos os setores do município.A Prefeitura Municipal de São Cristóvão está investindo na digitalização dos documentos, motivada pela preservação ecológica, já que, segundo o arquivista, para a produção de uma tonelada de papel é necessária a derrubada de 16 a 32 mil árvores, e na segurança da informação.
“O trabalho consiste em substituir as informações que estão no suporte do papel para o meio eletrônico, principalmente no meio Judiciário, onde a demanda de documentos é maior. Para isso, será instalado um software para a Prefeitura Municipal e todos os órgãos”, explicou Oriel.
O Governo Federal iniciou a gestão criando o certificado digital. Hoje, é
possível gerir informações, procurações, questões tributárias, receitas, declarações de impostos através da internet. O trabalho do arquivista já foi aplicado no Estado de Alagoas, onde todos os documentos estão digitalizados e, na última cheia, os transtornos não foram maiores porque as informações estavam a salvo, digitalizadas.De acordo com o palestrante, dentro de 15 dias,já será possível, em São Cristóvão, realizar consultas por meio do programa
para pesquisar contratos, pagamentos e documentos de licitação, todos ligados à Finanças.“A tecnologia é um aliado para que a informação percorra o mundo. A utilização desta ferramenta reduz em até 90% dos gastos quando comparado ao uso do papel”, disse.
O sistema implantado nos órgãos do município de São Cristóvão é customizado, a exemplo do greendoc manager, gerenciador que está sendo implantado. Todos os documentos serão scanneados. “Com a mudança do código civil, no que se trata da responsabilidade do gestor sobre os documentos, a digitalização das informações garante maior segurança e evita a penalização dos prefeitos”, explicou Oriel Rocha.
Texto: Yara Santos
Fotos: Grazziele Santos
